Zum Internationa,en Deutschen Turnfest 2013 in der Metropolregion Rhein-Neckar werden rd. 80.000 Teilnehmer/innen erwartet, die zu einem großem Teil in Schulen übernachten werden. Eine Schulunterbringung inklusive Frühstück kann für 4 Tage () oder 7 Tage gebucht werden. Für die Schulunterbringung werden ca. 160 Schulen benötigt. Die Schulen werden von ehrenamtlichen Helfern/innen betreut. Es wird die Übernahme einer Schulpatenschft durch einen (ortsansässigen) Verein angestrebt. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Aufgaben.
Die wichtigsten Aufgaben einer Schulpatenschaft werden von einem Schulhelferteam übernommen:
| Zeit | Aufgabe | Mindestanzahl Helfer |
|---|---|---|
| 0:00 - 6:00 Uhr | Nachtbetreuung* |
mind. 2 Helfer je nach Anzahl der Gebäudeteile = 1 Helfer pro Gebäudeteil |
| 6:00 - 10:00 Uhr | Frühstück | ca. 10 Helfer je Frühstück |
| 10:00 - 17:00 Uhr | Tagesaufsicht | 1 - 2 Helfer |
| 17:00 - 0:00 Uhr | Abendbetreuung | ca. 4 Helfer |
* Auflage durch Brandschutzbehörde
Neben dem Schulhelferteam werden noch ein Quartiermanager (erster Ansprechpartner für die Turnfestverantwortlichen in allen Fragen bzgl Betreuung und Versorgung der Gäste in der Schule) und 3 Schulverantwortliche (Vertreter des Quartiermanager, wenn der Quartiermanager nicht selbst in der Schule anwesend ist) benötigt.
Alle Schulhelfer erhalten eine Helferakkreditierung mit Quartierbetreuungsnachweis. Mit dem Betreuungsnachweis können sich die Schulhelfer gegenüber den Gästen als weisungsbefugt legitimieren. Die Helferakkreditierung berechtigt zum Besuch aller nicht-kartenpflichtigen Veranstaltungen des Turndfestes und zum Zutritt auf das Messegelände auf dem Maimarkt in Mannheim.
Der Tagesablauf wird jeden Tag ähnlich sein:
| Zeit | Aufgabe |
|---|---|
| 3:00 - 6:00 Uhr | Anlieferung Frühstück |
| ab 6:00 Uhr | Frühstückvorbereitung und Ausgabe |
| bis 8:30 Uhr | Frühstück |
| ab 9:00 Uhr | Gäste verlassen das Schulgebäude |
| Möglichkeit zur Reinigung des Gebäudes durch Reinigungsunternehmen der Schule | |
| Rundgang des Schulverantwortlichen zwecks evtl. Schadensfeststellung | |
| ab 17:00 | Gäste kehren in das Schulgebäude zurück |
| Einsatz der Abendschicht | |
| Einlasskontrolle | |
| ab 1:00 Uhr | Schließen des Geländes (Außentore) |
| Schlüsseldienst |
Jede Einsatzschicht ist mit einem Schulverantwortlichen oder dem Quartiermanager selbst zu besetzen!
Vereine, die eine Schulpatenschaft übernommen haben, haben die Möglichkeit, den Gästen zusätzlich eine Abendversorgung anzubieten. Diese ist dann vom Verein selbst zu organisieren. Alle Einnahmen, die durch eine zusätzliche Verköstigung erzielt werden, würden dem Verein selbst zu Gute kommen.
Aufgaben der Schulhelfer
1. Quartiermanager
Der Quartiermanager ist der erste Ansprechpartner für die Turnfest-Verantwortlichen in allen Fragen bzgl. der Betreuung und Versorgung der Gäste in der Schule. Der Quartiermanager muss mindestens 18 Jahre alt sein. Er benennt den Turnfest-Verantwortlichen "sein" Schulhelferteam, benennt 3 Schulverantwortliche als seine Vertreter und übernimmt die Einsatzplanung seines Teams selbst. Der Quartiermanager erhält eine Liste mit den Ansprechpartnern des "Arbeitskreises Unterbringung" und die Belegungsliste für "seine" Schule mit den Namen der Teilnehmer sowie deren An- und Abreisetermine. Auf dieser Liste sind ebenso die Namen und Telefonnummern der Gruppenleiter/Festwarte der jeweiligen Vereine/Verbände/Gaue aufgeführt. Es wird empfohlen, dass sich der Quartiermanager mit den Gruppenleitern/Festwarten vorher in Verbindung setzt.
2. Schulverantwortliche
Die Schulverantwortliche sind die Vertreter der Quartiermanager. Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein. Sofern der Quartiermanager nicht selbst in "seiner" Schule anwesend ist, muss ein Schulverantwortlicher ihn vertreten.
Die Schulverantwortlichen hinterlegen in der Schule eine Liste mit den Telefon-Nummern von ihren Ansprechpartnern des Turnfestes 2013 und die Notruf-Nummern (Polizei, Feuerwehr, Ärzte, und Sanitätsdienste). Die Schulverantwortlichen müssen ein Mobiltelefon bei sich tragen. Jede Schicht sollte mit einem Schulverantwortlichen oder mit dem Quartiermanager selbst besetzt sein, damit die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen gewährleistet ist.
Der Quartiermanager und die Schulverantwortlichen sind für die Sicherheit in der Schule verantwortlich. Sie erhalten vor ihren Einsatz eine Schulung für qualifizierte Ersthelfer und werden über die geforderten Hygienevorschriften informiert.
3. Schulhelferteam
Die Schulhelfer begrüßen die Gäste am Anreisetag und weisen sie in die Klassenräume ein. Sie informieren die Gäste über die Regeln, die im Schulgebäude einzuhalten sind und stehen für die Fragen zur Unterkunft (wo finde ich was?) und Informationen zum Turnfest zur Verfügung.
Die Schulhelfer überbehmen außerdem täglich die Abend- und Nachtbetreuung sowie die Frühstücksversorgung und die Tagesaufsicht. Alle Schulhelfer sollten auf Sauberkeit und Ordnung achten und - falls notwendig - die Gäste bzw. die Gruppenleiter/Festwarte daran erinnern.
Schulübernahme
Vor dem Eintreffen der Gäste stellt der Quartiermanager mit der Schulhausverwaltung bei einem Rundgang durch das Gebäude eventuell vorhandene Schäden fest und trägt diese auf einem Übernahmeprotokoll ein. ...
Der Quartiermanager bzw. in Abwesenheit der Schulverantwortliche als sein Vertreter bekommt mit dem Tag der Anreise der Gäste und bis zum Tag ihrer Abreise das Hausrecht in der Schule übertragen.
Vorbereitung der Räume
Das Vorbereiten der Räume erfolgt am Tag vor dem Eintreffen der Gäste (17.05.13) nach Unterrichtsende. ... Die Reinigung der Fußböden erfolgt an diesem Tag durch das Reinigungspersonal der Schule. Während des Turnfestes sind die Teilnehmer für die Reinigung der Klassenräume selbst verantwortlich. ... Da die Mehrzahl der Gäste weiblich sit, müssen ggf. Toiletten und/oder Duschen "umbenannt" werden. ...
Empfang der Gäste
Hauptanreisetag ist Samstag, der 18.05.2013. Gaste, die eine 4-Tages-Teilnahme ab der zweiten Wochenhälfte gebucht haben, reisen am Dienstag, den 21.05.2013 an.
Den Gästen stehen am Anreisetag die Schulen ab 8:00 Uhr zur Verfügung. Falls in Ausnahmefällen einzelne Gruppen bereits am Freitagabend, den 17.05.2013, anreisen müssen, stehen dafür die Schulen bereits ab 20:00 Uhr zur Verfügung. Der Quartiermanager wird dann darüber informiert.
Alle Schulhelfer sollten beim Empfang der Gäste anwesend sein, um die Teilnehmer zu begrüßen und in ihre Unterkunft einzuweisen. Folgende Fragen sollten beim Bezug des Quartiers beantwortet bzw. an einem zentralen Punkt (Info-Point) ausgehängt werden:
- Wo sind die Klassenräume?
- Wo sind die Toiletten und Duschen?
- Wo und wann gibt es Frühstück?
- Wo ist der Raum der Quartierleitung (Erste-Hilfe-Station)?
- Wo gibt es Besen, Putzlappen, Mülltüten, etc.?
- Wohin mit dem Abfall?
- Wer sind die Ansprechpartner der Gruppe?
- nfos über die ÖPNV-Verbindungen vom Quartier zu den Veranstaltungsorten
Das erste Frühstück erhalten die Gäste am Sonntagmorgen, den 19.05.2013. Das Frühstück darf nur in den dafür eingesehenen Räumen eingenommen werden. (Dies gilt auch für die Gäste, die bereits am 17.05.2013 anreisen und sich am darauffolgenden Tag selbst verpflegen.)
Alle Teilnehmer haben eine Festkarte mit Namen und Aufenthaltszeit. Bei den Teilnehmern, die in einer Schule untergebracht sind, ist der Name der Schule ebenfalls auf der Festkarte vermerkt. Die Schulhelfer müssen bei der Ankunft der Gäste in jedem Fall die Festkarten kontrollieren, damit sichergestellt ist, dass die "richtigen" Gäste am richtigen Ort untergebracht werden.
Die kontrollierten Festkarten müssen außerdem mit der Belegungsliste des Quartiermanagers abgeglichen werden. Bei Anweichungen muss ein Ansprechpartner im "Arbeitskreis Unterbringung" informiert werden.
Die Festkarte dient weiterhin zur Einlasskontrolle und zur Frühstücksausgabe. Eine konsequente Kontrolle der Festkarte trägt zur Verhinderung von Missbrauch bei.
Ablauf der Schulbetreuung
1. Tagesaufsicht
Da die Teilnehmer in der Regel tagsüber die Veranstaltungen besuchen und erst abends in das Quartier zurückkehren, kann die Schule zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr geschlossen werden. In dieser Zeit sollte aber wenigsten ein Betreuer vor Ort sein, um Einzelne in Ausnahmefällen einlassen und ggf. Drittnutzer kontrollieren zu können.
Die Schulhelfer sollten die Gäste darauf hinweisen, dass Geld und Wertsachen nicht im Schulgebäude zurückgelassen werden dürfen - Bei Diebstahl besteht kein Versicherungsschutz!
Um eventuelle Schäden schnellstmöglich feststellen und zuordnen zu können, muss täglich von einem Schulverantwortlichen ein Kontrollgang durch das Gebäude vorgenommen und die Schäden umgehend registriert und an die Schulhausverwaltung zeitnah weitergeleitet werden.
Für jeden Schaden muss einzeln ein Haftpflicht-Schadensanzeige ausgefüllt werden (Formular wird vom OK Turnfest ausgeteilt). Man sollte sich darum bemühen, die jeweilige Ursache und ggf. den Verursacher mit anzugeben.
2. Abendbetreuung
Mit dem Öffnen des Schulgebäudes um 17:00 Uhr übernehmen die Schulhelfer die Abendbetreuung und die Einlasskontrolle. Bei Betreten des Gebäudes sollte stets die Zugangsberechtigung kontrolliert werden, um zu vermeiden, dass Unberechtigte das Schulgebäude betreten.
3. Nachtbetreuung
Aus Sicherheitsgründen sollte das Schulgebäude von 1:00 Uhr bis 6:00 Uhr verschlossen sein. Die Gäste müssen vorher unbedingt darauf hingewiesen werden, dass zum Betreten und Verlassen der Schule nur der dafür vorgesehen Aus-/Eingang benutzt werden darf. ....
Die Nachbetreuung nimmt zwischen 3:00 Uhr und 6:00 Uhr die Anlieferung des Früstücks (Frischware) entgegen. (Bitte auf die Einhaltung des Nachtruhe mit Rücksicht auf die Anwohner und Gäste achten!)
4. Frühstücksversorgung
Das Frühstück wird durch einen zentralen Cateringservice angeliefert. und beinhalten neben der Lieferung der Lebensmittel auch die Zur-Verfügung-Stellung von Behältern und Bestecken zum Anrichten und Aufbewahren bzw. Warmhalten der Ware. Auch die Reinigung dieser Utensilien wird von der Cateringfirma übernommen.
Da die Teilnehmer ihr Geschirr und Besteck selbst mitbringen und reinigen, sorgen die Frühstückshelfer ausschließlich für die Ausgabe des Frühstücks (in Büffetform), die Reinigung der Tische und die fachgerechte Lagerung von Lebenmitteln.
In den Vormittagsstunden wird die Lagerware jeweils für den nächsten Tag geliefert und die gebrauchten Behälter / Geräte wieder zur Reinigung abgeholt. Verderbliche Ware wird täglich frisch angeliefert. Die Menge der Warenlieferung für den ersten Tag wird im Vorfeld festgelegt und entsprechend angepasst. Sollten sich Abweichungen im Bedarf von Frischwaren ergeben (zu wenig oder zu viel Ware), müssen die Frühstückshelfer un den Folgetagen entsprechende Korrekturen melden.
5. Reinigung, Entsorgung
Sowohl die tägliche Reinigung der Sanitäranlagen in der Schule, in der Sporthalle als auch die Reinigung der Verkehrsflächen und des Fußbodens im Frühstücksraum erfolgt durch das Reinigungsunternehmen der Schule.
Für die Reinigung der Übernachtungsräume sind die Teilnehmer selbst verantwortlich (Papierkörbe leeren, Klassenräume kehren, etc.) - Besen, Handfeger und Kehrbleche werden zur Verfügung gestellt.
Für die Leerung der Papierkörbe in den Klassenräumen und die nicht verwertbaren Reste des Frühstücks werden Container aufgestellt (möglichst umweltgerechte Trennung). Es werden zusätzliche Abholtermine für die Container vereinbart.
Sicherheitsbestimmungen
Alle Schulhelfer werden dringend gebeten, die Regeln und Sicherheitsbestimmungen (siehe separater Betrag) einzuhalten.
1. Brandschutz
Die Quartiermanager und Schulverantwortlichen sind für die Sicherheit in der Schule verantwortlich und erhalten vor ihrem Einsatz ein Schulung im vorbeugenden Brandschutz. Sie sind verpflichtet, sie brandschutztechnischen Empfehlungen einzuhalten !!
2. Erste Hilfe
Die Quartiermanager und Schulverantwortlichen sind für die Sicherheit der Schule verantwortlich!! Sie erhalten vor ihrem Einsatz eine Einweisung in Erste-Hilfe-Maßnahmen.
3.Hygieneplan
Die Quartiermanager und Schulverantwortliche werden vor ihrem Einsatz über die geltenden Hygienebestimmungen informiert - die Einhaltung dieser Bestimmungen ist verpflcihtend!
Abreise
Hauptabreisetag ist Samstag, der 25.05.2013. Gäste, die eine 4-Tages-Teilnahme in der ersten Wochenhälfte gebucht haben, reisen am Mittwoch, den 22.05.2013 ab. Die Schulen sollen an diesem Tag bis 10:00 Uhr geräumt sein. Alle Schulhelfer sollen ab 6:00 Uhr anwesend sein, um die Abreise zu begleiten. Vor der Abreise der Gäste nimmt der Schulverantwortliche einen letzten Kontrollgang durch das Schulgebäude vor.
Die Klassenräume werden besenrein übergeben.
Endabnahme
Nach der Abreise aller Teilnehmer stellen die Quartiermanager bei einem gemeinsamen Rundgang mit der Schulhausverwaltung eventuelle Schäden fest, die eventuell durch Gäste verursacht wurden. Die Schäden müssen in das Übergabeprotokoll eingetragen werden und vom Quartiermanager und der Schulhausverwaltung unterschrieben werden. ...
Für mögliche Schäden, die durch Turnfestteilnehmer verursacht werden, wird vom Verein Deutsche Turnfeste e.V. eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung abgeschlossen. Für die Regulierung von Schäden wird die Haftpflicht-Schadensanzeige schnellstmöglich benötigt. Das Übergabeprotokoll und ggf. die Haftpflicht-Schadensanzeige ist umgehend an das OK Turnfest 2013 zu übergeben.
Bei Diebstahl besteht kein Versicherungsschutz seitens des OK Turnfest 2013!